Zin gekregen om een feest met je buren te organiseren in jullie straat of buurt?
Hieronder vind je alle nodige informatie terug. Spreek er eerst over met je buren, doe een rondvraag om zoveel mogelijk mensen enthousiast te krijgen en vraag dan een toelating aan.
Wat is een buurt- of straatfeest?
Een buurt- of straatfeest is een leuke gelegenheid om je buren beter te leren kennen en de betrokkenheid te vergroten. Het initiatief komt van de inwoners van de straat of buurt zelf. Wacht niet op je buren om initiatief te nemen.
Stap 1: doe een rondvraag bij de buren
Doe een rondvraag bij de buren in de straat en zoek buurtbewoners die er mee hun schouders onder willen zetten. Bij voldoende interesse kunnen jullie samen een tof evenement uitwerken. Dit kan gaan van een zomers feest met kinderanimatie tot een gezellige winterse barbecue.
Stap 2: dien je aanvraag in
Voor elke activiteit op openbaar domein is een toestemming van het college van burgemeester en schepenen vereist. Via ons online evenementenloket kan je jouw aanvraag indienen zodat we meteen alle gegevens hebben om deze toelating in orde te brengen.
Dien je aanvraag minimum 45 dagen op voorhand in.
Een barbecue op straat? Een springkasteel voor de kinderen? Een live bandje?
Via dit platform zullen je allerhande vragen gesteld worden en kan je aangeven wat jullie graag willen organiseren en wat je hiervoor nodig hebt. Je kan hier aanduiden of de straat moet afgesloten worden met nadarhekkens en je eventueel een parkeerverbod wenst.
Een afwijking op de geluidsnormen of een toelating voor het schenken van sterke alcoholische dranken zal je hier ook kunnen aanvragen.
Je voegt best een simpel grondplan toe met de positie van de materialen zoals een tent etc. (indien van toepassing). Van zodra jouw aanvraag correct is ingediend vragen wij advies aan de betrokken diensten en aan de politie. De politie gaat na wat de mogelijkheden zijn en maakt een politiebesluit op. Het college van burgemeester en schepenen moet dit dan nog goedkeuren. Nadien verneem je of het buurtfeest kan doorgaan en onder welke voorwaarden.
Wees dus zeker op tijd met je aanvraag! De aanvragen worden behandeld volgens datum van ontvangst.
Stap 3: stel een werkgroep samen
Een feest organiseren is heel wat werk. Zoek een enthousiaste groep buren bij elkaar en ga op tijd aan de slag. Plan een eerste (online) vergadering waarbij iedereen zijn ideeën kan geven en zijn verantwoordelijkheid krijgt. Vele handen maken immers licht werk. Maak een werkgroep aan via Whatsapp, Teams, … Dit vergemakkelijkt de communicatie en organisatie.
Stap 4: de planning
Schets op voorhand het verloop van jullie buurtfeest. Wanneer starten de festiviteiten en wanneer gaat de stekker er onherroepelijk uit? Wie doet wat?
Neem zeker de tips en voorwaarden in de onderstaande link door zodat je goed voorbereid aan de planning begint. Voorzien jullie muziek, check dan zeker via www.unisono.be of jullie hiervoor een bijdrage dienen te betalen. Kleinschalige initiatieven kunnen soms een vrijstelling krijgen.
Indien je nadarhekkens hebt aangevraagd zal de technische dienst van ons lokaal bestuur deze tijdig leveren en aan de zijkant van de straat plaatsen. De organisator staat in voor het tijdig plaatsen en weg halen van de nadarhekkens. Let er bij het plaatsen van de hekken wel op dat je zowel in de hoogte als in de breedte voldoende ruimte vrij moet houden om hulpdiensten door te laten. Nadien zal de gemeente deze terug komen ophalen. De dienstverlening is gratis.
Denk ook aan de geluidsnormen. Het maximumvolume dat jullie in openlucht mogen produceren is 85dB. Voor een gezellig buurtfeest is dat ook meer dan voldoende.
Respecteer de nachtrust van anderen. Zorg dat de muziek niet te luid staat en zet deze op tijd uit.. Voor een activiteit in openlucht dient de muziek te stoppen om 22 uur. Daarnaast mag je dus nog tot in de vroege uurtjes gezellig verder keuvelen met je buren. Indien jullie hier een uitzondering op willen verkrijgen moeten jullie dit ook tijdig aanvragen via dit platform.
Meer info vinden jullie in het Algemeen politiereglement van de politiezone WOKRA onderaan deze pagina.
Zorg voor een goede algemene hygiëne. Zorg voor ruim voldoende (buiten) ruimte per aanwezige. Zorg dat er stromend water in de buurt is.
Zorg voor een EHBO kistje zodat jullie de basisbenodigdheden bij de hand hebben. Ga ook na wie van de buren eerste hulp kent en vraag of deze persoon bij nood hiervoor kan instaan.
Zorg dat jullie indien nodig over de juiste verzekering beschikken en dat jullie rekening houden met de veiligheid. Zorg bvb voor een brandwerend deken, een emmer met zand en een brandblusser indien jullie een barbecue organiseren.
Staat er eten op het menu? Het laatste dat je zou willen, is dat mensen ziek worden op het buurtfeest. Zorg samen dat alles spic en span is. Zorg voor voldoende koeling voor de voedingswaren.
Tracht jullie buurtfeest zo duurzaam mogelijk te maken, gebruik zoveel mogelijk herbruikbaar materiaal (voor decoratie, herbruikbare bekers en servies, enz.), zorg voor een correcte afvalverwerking, koop lokaal en eventueel biologisch. Er zijn mogelijkheden genoeg. Meer tips over duurzaam organiseren vind je onderaan deze pagina.
Denk aan extra sfeerverlichting.
Wie neemt er foto’s tijdens het evenement en is iedereen akkoord om deze via de online buurtfeestgroep te verspreiden? Ook deze vraag kunnen jullie in de groep voorleggen.
Stap 5: de kosten
Voorzie in een startkapitaal(tje). Maak een eerste raming van de kosten zodat jullie niet voor onaangename verassingen komen te staan. Het kan belangrijk zijn om een eerste spaarpotje aan te leggen om bijvoorbeeld op voorhand de brouwer te betalen. Jullie kunnen de kosten drukken wanneer elke gezin een zelfgemaakte schotel meebrengt in plaats van met een traiteur te werken. Misschien zijn buurtwinkels wel bereid om te sponsoren.
Stap 6: de benodigheden
Een feest zonder decoratie, tent, sfeerverlichting… is geen echt feest. Maak een lijst op van al het materiaal dat nodig is om de dag door te komen. Dat kan gaan van tafels, stoelen tot koelkasten, vuilbakken, spelmaterialen, een muziekinstallatie, verlengkabels, sfeerverlichting, brandblusser, EHBO kistje enz,...zorg dat iedereen weet waarvoor hij/zij in zal staan.
Versier de straat met alles wat er maar feestelijk uitziet, liefst zo duurzaam mogelijk. Hoe minder afval hoe beter. Kinderen helpen graag mee met het maken of aanbrengen van decoratie.
Stap 7: communicatie
Zorg voor een originele online uitnodiging of maak zelf een duurzame uitnodiging. Gebruik zoveel mogelijk sociale media om iedereen op de hoogte te brengen.
Stap 8: de dag van het feest
Start tijdig aan de voorbereidingen van het feest en zorg dat alles volgens plan verloopt. Zijn alle vrijwilligers op tijd op post om een handje toe te steken? Weet iedereen wat te doen? Zo zijn jullie zeker van een vlot verloop van het feest. Zijn er veel nieuwe inwoners in de buurt? Dan kan je met naam- en straatnummeretiketten werken. Zo leert iedereen elkaar gemakkelijker kennen.
Geniet van het gezellige samenzijn!
Stap 9: opruimen
Ook dit moet natuurlijk gebeuren. Het afval dient correct gesorteerd te worden. Al het materiaal moet terug naar waar het vandaan komt en de straat moet weer helemaal zijn zoals hij voor het feest was. Vele handen maken lichter werk, ook opruimen kan sfeervol zijn als het in groep gebeurt. Vergeet niet om de nadarhekkens tijdig opzij te zetten zodat het doorgaand verkeer terug langs kan.
Stap 10: evaluatie
Na het feest kan je aan de hand van je kostenraming het buurtfeest evalueren. Is er nog ruimte in het budget voor een volgende editie of bleek deze editie wat te hoog gegrepen? Is er ruimte voor verbetering? Kunnen jullie iets beter aanpakken? Vraag de deelnemers om een kleine evaluatie te geven.
Stap 11: deel de foto’s
Deel de foto’s die iedereen tijdens het evenement of tijdens de voorbereidingen heeft gemaakt via de online groep.
Als de deelnemers akkoord zijn bezorg dan enkele leuke sfeerfoto’s naar events@wezembeek-oppem.be. Wij zorgen dat ze een mooi plaatsje krijgen op de gemeentelijke Facebook pagina bij Buurtfeesten. Zo stimuleer je andere inwoners om ook bij hen in de straat een buurtfeest te organiseren.
Wij wensen jullie veel plezier met jullie burenfeest!