Informations pratiques et réglementation

1. Responsabilité

• L'administration communale de Wezembeek-Oppem ne peut être tenue responsable des dommages subis par l'organisateur lors de l'annulation de l'événement ou des dommages subis lors de l'organisation de l'événement.

2. Autorisation d'utilisation terrain de tiers

• Si votre événement se déroule sur une propriété privée, en tant qu'organisateur, vous devez toujours être en mesure de présenter l’autorisation écrite du propriétaire du terrain privé – de la route régionale – zone naturelle – zone de halage que vous utilisez ou traversez pendant votre événement. Sans cette autorisation, le permis est annulé.
• Utilisation et signalisation chemin de halage, à demander via: www.vlaamsewaterweg.be/jaagpadtoelatingen
• Utilisation et signalisation des routes régionales, à demander via: https://wegenenverkeer.be/eenvergunning-aanvragen-hoe-en-wat.

3. Promotion et signalisation

• L'installation d'affiches, de bannières ou de panneaux de signalisation le long des rues communales ou sur les panneaux de la commune doit toujours être demandée à l'avance avec les autres éléments de votre dossier via la plateforme en ligne. La distribution de flyers doit également être demandé et approuvé à l'avance.
• Les associations reconnues peuvent demander à utiliser les canaux de communication de la commune pour la promotion de leur événement. La demande doit être faite en temps utile via communicatie@wezembeek-oppem.be

4. La sécurité

• Les dispositions du règlement général de police de la zone WOKRA sont toujours d'application. Une dérogation à une disposition doit toujours être obtenue en même temps que l’autorisation et peut donc seulement être demandée à l'avance via le dossier en ligne.
• Si les services d'urgence ou une personne autorisée de l'administration locale constatent une situation à risques, l'organisateur doit apporter les modifications nécessaires pour que l'événement puisse se poursuivre en toute sécurité. Si cela ne peut être garanti, une personne autorisée peut interrompre l'événement. Aucune compensation ne sera versée.
• Un avertissement de l'intervention des autorités (police ou pompiers), visant à faire cesser une activité, sera donné à l'avance à l’organisateur, sauf si ce délai ne peut être respecté. Aucune justification ne peut être exigée à cet égard.
• L'organisateur doit toujours établir une analyse des risques et un plan des lieux. Ces deux documents doivent être ajoutés au dossier pour l'obtention du permis.
• Lors de l'organisation d'événements plus importants réunissant plus de 300 personnes, un plan de sécurité plus complet doit être élaboré et joint.
• L'organisateur s'engage à prendre les mesures nécessaires en vue d’assurer la sécurité et le bon déroulement de l'événement.
• Le service organisateur doit assurer la sécurité des visiteurs et réduire au minimum les nuisances.
• La voie d'accès (passage libre de 4 m minimum) doit toujours rester libre de tout obstacle afin que les services d'urgence puissent accéder immédiatement au site.
• Les bouches d'incendie doivent rester libres pendant l'activité. Il est interdit d'installer des tentes, des podiums, des terrasses, des stocks de matériel, etc. à moins d’1 mètre des bouches d'incendie souterraines ou aériennes. Cette exigence est également valable pour les robinets d'arrêt de gaz.
• Un coordinateur de la sécurité doit être désigné par l'organisateur. Cette personne doit rester sur place et servir de point de contact pour les services d'urgence et le personnel de l’administration locale chargés de veiller au bon déroulement de l'événement.
• Dans le cas d'un événement de grande envergure, l'organisateur doit fournir du personnel de sécurité.
• Les directives concernant le déploiement d'agents de sécurité professionnels et/ou de stewards bénévoles figurent dans le règlement général de police de la zone WOKRA.
• L'organisateur se conformera aux instructions écrites ou verbales données par les représentants désignés des pompiers et de la police, en vue d'assurer la sécurité de l'organisateur lui-même et des visiteurs, et la sécurité en général.
• La police et une personne autorisée employée par la commune peuvent à tout moment faire interrompre toute activité individuelle ou tout spectacle s'ils estiment que la sécurité des personnes présentes ou des riverains est compromise, et ce aux frais et aux risques de l'organisateur.
• l'organisation doit prévoir un personnel suffisant pour assurer la sécurité de l'événement ; ces personnes doivent être clairement identifiables par le public.
• si une canalisation de gaz souterraine est présente sur un terrain (terrain Merlijn), la réglementation relative au placement de matériel sur le terrain doit être respectée. L'organisateur informe l'autorité compétente (Fluxys) en temps utile et applique les conditions.
• En cas de placement d’un ou de plusieurs châteaux gonflables, les organisateurs doivent connaître et respecter la réglementation relative à l'utilisation des châteaux gonflables. De plus amples informations sont disponibles à l'adresse suivante :  https://besa.be/nl/nieuws/veiligheid-van-springkastelen-en-andere-opblaasbare-structuren/
• L'organisateur doit être en mesure de produire, avant le début de l'événement, les certificats de sécurité et d'inspection nécessaires pour le matériel utilisé tel que les food trucks, les bars et les appareils.
• Sous la responsabilité de l'organisateur, les stands de boissons et/ou de nourriture équipés de chauffages électriques doivent être installés dans les conditions suivantes :
  • être raccordé à une prise de courant agréée et être relié à la terre ;
  • les câbles de rallonge doivent être entièrement déroulés et adaptés à la puissance du branchement;
  • un appareil extincteur de 6 kg ABC ou équivalent doit être disponible ;
  • les appareils doivent être protégés contre les contacts et les chocs (surface solide, fermeture, etc.)
• Sous la responsabilité de l'organisateur, les stands de boissons et/ou de nourriture équipés de feux à gaz (butane, propane ou gaz de camping) doivent être installés dans les conditions suivantes :
  • la bouteille de gaz doit être placée à l'extérieur (et pas dans une tente).
  • au maximum 1 bouteille de gaz de rechange peut être présente
  • il faut utiliser un tuyau à gaz conforme à la norme EN559 et comportant une date de fabrication
  • le tuyau de gaz ne doit pas avoir plus de 5 ans
  • les raccordements doivent être sécurisés par une bague de serrage ou un raccord prévu à cet effet
  • les appareils doivent être protégés contre les contacts et les chocs (surface solide, fermeture, etc.)
  • Un extincteur ABC de 6 kg ou équivalent doit être disponible.
• Sous la responsabilité de l'organisateur, les stands de restauration avec friteuse doivent être installés dans les conditions suivantes :
  • être raccordés à une prise de courant agréée et être pourvus d'une prise reliées à la terre
  • une séparation doit être assurée par rapport à l'environnement (bâche, plantations, bâtiment, etc.)
  • l'équipement doit être protégé contre les contacts et les chocs (posés sur surface solide, fermeture, ...)
  • un extincteur ABC de 6 kg ou équivalent doit être disponible
  • une couverture anti-feu, suffisamment grande pour couvrir complètement la friteuse, doit être disponible
• Pour des raisons de sécurité, l'organisateur doit veiller à ce que la capacité maximale d'une salle ou d'un lieu et le nombre spécifié de participants ne soient pas dépassés pendant la durée de l'événement.
• L'occupation d'une salle est déterminée à raison de 3 personnes/m² de surface de danse et de 1 personne/m² pour la surface restante, sans utilisation de mobilier. Pour les salles communales, l'organisateur doit respecter la capacité maximale fixée.
• Les conditions imposées à cet égard et les mesures de prévention des incendies pour les établissements ouverts au public doivent être strictement respectées.

5. Premiers secours

• Outre les points énumérés ci-dessous, des conditions peuvent également être incluses, par exemple en ce qui concerne les dispositions obligatoires relatives à l'équipement de premiers secours ou à la représentation des services d'urgence.
• Lorsque plus de 1000 visiteurs sont attendus, l'organisateur doit prévoir une trousse de premiers secours équipée de manière adéquate. Cette trousse doit se trouver à proximité immédiate d'un secouriste désigné par l'organisateur.
• Lorsque plus de 1.500 visiteurs sont attendus, l'organisateur doit prévoir un poste de secours permanent avec du personnel répondant aux exigences prévues par la loi du 8 juillet 1964 sur les secours d'urgence.
• Lorsque plus de 1.500 visiteurs sont attendus, l'organisateur doit ajouter un questionnaire MRAE (Medical Risk Analysis Events), le SPF Santé publique imposant dans ce cas les installations obligatoires.

6. Assurance

• L'organisateur doit souscrire l'assurance nécessaire pour la durée des activités : Il s'agit d'un contrat conclu avec une entreprise d'assurance agréée conformément à la loi du 30 juillet 1979.
• Plusieurs options sont possibles :
  • Souscrivez une police auprès de la compagnie d'assurance de votre choix,
  • Vérifiez si l'assurance de votre fédération couvre ces conditions,
  • Demandez à bénéficier de l'assurance provinciale gratuite pour les bénévoles.
• Le numéro de police d’assurance doit être communiqué avant le début de l'événement via events@wezembeek-oppem.be. Il sera ajouté au dossier d'autorisation.
• L'organisateur peut être tenu responsable des accidents qui surviennent. C’est pourquoi il est souhaitable de souscrire une assurance responsabilité civile au minimum. Les organisateurs d'activités faisant appel à des bénévoles sont tenus de souscrire une assurance pour ces bénévoles également. Une assurance pour les matériels loués est également souvent souhaitée.

7. Normes de bruit

• L'organisateur est tenu, lorsqu'il produit du bruit, de respecter les normes de bruit déterminées conformément au règlement du VLAREM et au règlement général de police de la zone WOKRA
• L'organisateur doit agir avec le respect dû aux riverains
• Depuis le 1er janvier 2013, l'organisateur doit fournir gratuitement des bouchons d'oreille à tous les participants si le niveau sonore dépasse 85 dB(A) ou plus.
• L'organisateur doit se conformer à toute demande de la police locale de diminuer le bruit. Si l'organisateur ne respecte pas cette obligation, le bourgmestre ou l'officier de police en service (OPA) est autorisé à mettre fin prématurément à la période de production de bruit, à faire baisser la musique ou, après une premier injonction restée sans effet, à la baisser lui-même, voire à mettre la sonorisation hors service
• Règlement général de police de la zone WOKRA : https://www.wezembeek-oppem.be/fr/producten/detail/291/reglement-general-de-police-zone-de-police-wokra
• De plus amples informations sur les normes en matière de bruit sont disponibles via ce lien: https://www.omgeving.vlaanderen.be/geluidsnormen-voor-muziekactiviteiten et via https://ikorganiseer.be/organiseren/geluidsnormen/.
• L'organisateur a pour tâche de sensibiliser tous les participants à l'événement et de veiller à ce que, dans les environs, tout se déroule de manière calme afin d'éviter les nuisances.

8. Taxe Sabam/Unisono/Rémunération Equitable

• L'organisateur se renseignera et obtiendra une licence pour la Sabam et la Rémunération Equitable - UNISONO via la plateforme Unisono et ce, tant pour la diffusion de musique que pour la projection d'œuvres audiovisuelles, la mise en scène d'une pièce de théâtre ou l'utilisation d'œuvres littéraires et visuelles. De plus amples informations sont disponibles via ce lien : https://www.unisono.be/nl/licenties/visuele-kunsten/aangifte

9. Débit de spiritueux

• Une licence doit être obtenue pour servir des spiritueux lors d'un événement ou sur le domaine public. Elle doit être demandée en même temps que le reste du dossier via la plateforme en ligne.
• Les spiritueux ne peuvent être consommés pendant l'événement qu'après l'obtention d'une licence. Sur base d’une vérification des mœurs, il ne peut y avoir d'objection à l'octroi d'une licence permettant de servir des spiritueux.
• Quelles sont les boissons spiritueuses ? La réponse à cette question est liée non seulement à la teneur en alcool, mais aussi à la différence entre les boissons fermentées et les boissons distillées. Les spiritueux sont :
  • Toutes les boissons alcoolisées contenant plus de 1,2 % en volume (% vol) d'alcool distillé. Il s'agit par exemple de la vodka, du rhum, du cognac, du whisky, du gin et des genièvres, ainsi que des boissons apéritives telles que le pisang et le passoa. Si vous mélangez de la limonade ou une autre boisson non alcoolisée avec une boisson alcoolisée distillée, ce mélange est également considéré comme une boisson spiritueuse. Les boissons gazeuses à l'alcool et les cocktails en sont des exemples.
  • Toutes les boissons, y compris les boissons non distillées, dont la teneur en alcool est supérieure à 22 % vol.
• Qu'est-ce qui n'est pas considéré comme spiritueux ?
  • Les bières, les vins et les produits intermédiaires tels que le porto et le martini sont des boissons fermentées. Les boissons fermentées ne sont considérées comme des spiritueux que si elles ont une teneur en alcool d'au moins 22 % vol.
  • On peut l’obtenir en ajoutant de l'alcool, par exemple, ou en laissant la boisson fermenter davantage. Même si une boisson est distillée après fermentation, la teneur en alcool augmente et elle entre dans la catégorie des spiritueux. Le cognac, par exemple, est le distillat de certains vins blancs.
• Où servir : les boissons ne peuvent être servies et consommées qu'à l'endroit prévu à cet effet.
• Âge minimum légal :
  • Si vous souhaitez servir des boissons alcoolisées lors de votre événement, vous devez toujours respecter l'âge minimum légal pour vendre, servir ou offrir de l'alcool :
    • Il est interdit de servir ou d'offrir de l'alcool, y compris de la bière ou du vin, à des jeunes de moins de 16 ans,
    • Il est interdit de servir ou d'offrir des spiritueux, y compris des boissons gazeuses à l’alcool, à des jeunes de moins de 18 ans.
    • N'oubliez pas ! Vous êtes tenu d'afficher clairement ces âges minimums légaux pendant l'événement et de prévoir un système de contrôle des limites d'âge - par exemple au moyen de bracelets indiquant l’âge - afin que le débit d'alcool puisse bien se dérouler, et conformément à la loi.
• Vu l'article 9 de la loi du 15 décembre 2005 relative à la simplification administrative qui charge les communes de délivrer les licences de débit de spiritueux.
• Selon la loi de novembre 1939 "relative à la répression de l'ivresse", article 4, le gérant ou l'organisateur encourt une peine s'il sert de l'alcool à une personne manifestement ivre. L'organisateur a donc une certaine responsabilité et est censé mettre fin à temps à la consommation excessive d'alcool.
• Voir la législation sur les débits de boissons occasionnels (art. 1/3-3° loi 28/12/83) et/ou les magasins de vins et spiritueux occasionnels (art. 18§2 loi coordonnée sur les débits de boissons fermentées).
• Le règlement général de police de la zone WOKRA est d'application.
• Ce permis est uniquement valable pour la durée de la période accordée. Après l'expiration de ce délai, si un permis supplémentaire est souhaité, l'organisateur doit à chaque fois introduire une nouvelle demande via le guichet événements.

10. Alimentation électrique

• Si l'organisateur organise un événement sur le domaine public et qu'il a besoin d'un branchement électrique à cet effet, il peut demander un branchement contre payement. Ceci uniquement si un raccordement est disponible à cet endroit et qu'il a été demandé à l'avance via le dossier en ligne.
• Des branchements communaux sont possibles aux endroits suivants :
  • Parvis Saint-Pierre : 1 boitier électrique marché présent
  • Parc de la Warande (partie centrale du parc) : 1 boitier électrique marché présent
  • Rue Louis Marcelis/Parc Straufhain à hauteur du City Hall: 2 boitiers électriques marché l'un à côté de l'autre (chaque boitier a 4 x une prise triphasée + 6 x une prise biphasée)
  • Place centrale City Hall - mur extérieur bâtiment scolaire : prise triphasée à l'extérieur du mur présente

• L'utilisation d'un branchement électrique, d'un boîtier mobile et des câbles afférents peut uniquement être demandée via events@wezembeek-oppem.be (si disponible).
• En cas d'utilisation de l'électricité provenant d'une installation communale, la consommation d'électricité sera facturée à l'organisateur.
• Si un boîtier électrique n'est pas disponible, l'organisateur fournira un générateur d'électricité mobile si nécessaire et le placera sur le lieu de l'événement de manière réglementaire afin de gêner le moins de personnes possible.

11. Alimentation en eau

• Le raccordement n'est plus possible (De Watermaatschappij).

12. Installations sanitaires

• l'organisateur doit, le cas échéant, fournir des installations sanitaires suffisantes (propres) pour les hommes, les femmes et les personnes handicapées.
• L'organisateur prend les précautions nécessaires pour assurer l'hygiène des installations sanitaires, au moins en nettoyant (ou en faisant nettoyer) régulièrement les toilettes.
• Si vous devez placer des toilettes supplémentaires à l'extérieur, utilisez des toilettes à compostage. Celles-ci n'utilisent ni produits chimiques ni eau, mais des copeaux de bois. C'est meilleur pour la nature, mais aussi pour les utilisateurs. En effet, les copeaux de bois dégagent une odeur agréable qui dissipe l'odeur des toilettes.
• Si vous optez pour des toilettes ‘humides’, ne rincez pas avec l'eau du robinet. Demandez à un agriculteur local de vous fournir un tonneau d'eau de pluie ou de l'eau provenant d'une rivière locale.
• Pour plus d'informations, visitez le site https://ikorganiseer.be/organiseren/ecologische-voorzieningen/
• Il est interdit de déverser sans traitement des eaux usées sanitaires ou autres, dans le sol ou les eaux de surface. Les eaux usées ne peuvent pas être déversées dans les grilles de rue ou dans les citernes d’eaux pluviales. Les égouts de rue dont les couvercles portent la mention "DWA" sont les seuls endroits réglementaires pour l'évacuation des eaux usées. L'autorisation de les utiliser doit faire l’objet d’une demande et d’une approbation par la commune.
• Toutes les autres installations sanitaires mobiles doivent être reliées à une évacuation conformément à la législation environnementale en vigueur :
  • Sur un site où il existe des égouts publics, ces installations doivent être raccordées au réseau d'égouts, de préférence par l'intermédiaire d'une chambre de visite sur le réseau d'égouts. Aucun raccordement n'est autorisé aux avaloirs.
  • Là où il n'y a pas d'égouts publics, les toilettes portables doivent être raccordées à un réservoir fermé, qui est vidé et éliminé régulièrement par un collecteur agréé. Il est interdit de prévoir un système de débordement depuis ce réservoir vers les éventuels canaux et cours d'eau adjacents.

13. Durabilité et gestion des déchets

• Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 12 mai 2023 modifiant l'arrêté du Gouvernement flamand du 17 février 2012 établissant le règlement flamand relatif à la gestion durable des cycles de matières et des déchets (Vlarema), plus particulièrement les articles 5.3.12.1. et 5.3.12.4.
• L'organisateur encouragera les moyens de transport durables et prévoira un nombre suffisant d’emplacements pour vélos.
• Obligation de tri : les déchets doivent être correctement triés pendant l'événement. L'organisateur doit s'informer et se conformer à la réglementation relative à l'obligation de tri
• Il est interdit d'abandonner des déchets ou des objets et/ou substances hors d’usage.
• Si l'organisateur souhaite utiliser les conteneurs à déchets d'Interza, il peut obtenir les conditions générales via :  https://www.incovo-interza.be/fr/commander-et-r%C3%A9server/mat%C3%A9riel-pour-%C3%A9v%C3%A8nements/conteneurs-pour-%C3%A9v%C3%A8nements
• L'organisateur doit respecter la réglementation relative à l'utilisation de matériel de restauration réutilisable lors d’événements. De plus amples informations peuvent être obtenues via ces liens :
• https://ovam.vlaanderen.be/wetgeving-drankverpakkingen-en-voedselverpakkingen#
• https://ikorganiseer.be/organiseren/sorteerplicht/https://ovam.vlaanderen.be/keukenafval

14. Utilisation du domaine public ou d'un emplacement

• L'organisateur ne peut en aucun cas fixer des ancrages sur le domaine public.
• Il ne peut pas y avoir de dommages notamment à la végétation, ni d’inégalités (supplémentaires) du terrain après l'événement.
• Si des dommages sont constatés après l'événement, l'organisateur sera tenu de tout remettre en état.
• En cas de dommages causés au matériel communal, l'organisateur doit payer la valeur de remplacement actuelle des biens à l'administration communale.
• En cas de dommages causés à l'infrastructure communale, les frais de réparation seront à la charge de l'organisateur.

15. Nettoyage après l'événement 

• Après l'événement, l'organisateur doit laisser le domaine public dans son état initial.
• Le lieu de l'événement doit être entièrement remis en état de propreté immédiatement après l'événement par l'organisateur.  Il est interdit d'abandonner des déchets ou des objets et/ou substances hors d'usage.
• L'organisateur veillera à ce que le site, les environs et le domaine public soient libres de tous déchets. Dans le cas contraire, le nettoyage sera effectué par les services communaux moyennant une redevance. Et un montant sera réclamé à l'organisateur pour l'enlèvement des déchets.
• Tout matériel ou installation n'appartenant pas au domaine public doit être retiré immédiatement après l'événement. Sauf si une autorisation de dérogation a été obtenue. Celle-ci peut uniquement être demandée par l’intermédiaire de events@wezembeek-oppem.be

Bases juridiques

• La loi du 30 juillet 1979, l'arrêté royal du 28 février 1991 et la circulaire ministérielle du 3 mars 1992, relatifs à la prévention des incendies et des explosions et à l'assurance obligatoire de la responsabilité civile dans ces mêmes circonstances.
• La loi du 18 juillet 1973 relative à la lutte contre le bruit.
• L'arrêté du Gouvernement flamand du 17 février 2012 modifiant l'arrêté royal du 24 février 1977 fixant les normes sonores pour la musique dans les établissements publics et privés, modifiant l'arrêté du Gouvernement flamand du 6 février 1991 fixant le règlement flamand relatif au permis d'environnement et modifiant l'arrêté du Gouvernement flamand du 1er juin 1995 fixant les dispositions générales et sectorielles en matière d'hygiène de l'environnement, en ce qui concerne le niveau sonore maximal de la musique dans les établissements.
• L'arrêté royal du 3 avril 1953 et la loi du 28 décembre 1983 relative à l’offre de boissons alcooliques et au débit de boissons spiritueuses.
• Art. 9 de la loi du 15 décembre 2005 sur la simplification administrative qui fait obligation aux communes de délivrer les licences de débit de boissons ;
• La loi du 10 décembre 2009 relative à la vente d'alcool aux mineurs.
• La loi du 24 janvier 1977 relative à la protection de la santé des utilisateurs en ce qui concerne les denrées alimentaires et autres produits ;
• L'arrêté du Gouvernement flamand du 12 mai 2023 modifiant l'arrêté du Gouvernement flamand du 17 février 2012 établissant la réglementation flamande relative à la gestion durable des cycles de matériaux et de déchets (Vlarema), plus particulièrement les articles 5.3.12.1. et 5.3.12.4.
• La circulaire du 25 mai 2016 relative à la sécurité des festivals et des grands événements populaires dans le cadre du niveau de menace 3.
• L'AR du 22 mai 2019 relatif à la planification d’urgence et la gestion de situations d’urgence à l’échelon communal et provincial et au rôle des bourgmestres et des gouverneurs de province en cas d'événements et de situations de crise nécessitant une coordination ou une gestion à l’échelon national.
• Article 63 du décret sur l’administration locale du 22 décembre 2017.
• Article 133 de la nouvelle loi communale du 24 juin 1988 sur les compétences du bourgmestre et article 135 sur les compétences des communes en général.
• Les dispositions du Règlement général de la zone de police WOKRA applicables à l'organisation d'événements.
• Règlement pour l'organisation d'une rue réservée au jeu (fixé par décision du conseil communal le 21 octobre 2024).
• Règlement-redevance sur l'occupation du domaine public pour événements et manifestations (Fixé par décision du conseil communal le 27 février 2023).