Sinds 1846 werd iedere minderjarige en meerderjarige, op een bepaald adres gehuisvest, genoteerd in het bevolkingsregister. Aan de hand van deze registers krijgt men een beeld van de samenstelling van het gezin, de eventuele aanwezigheid van inwonend personeel, het beroep van de bewoners en de eventuele verhuizingen.
Bevolkingsregisters ouder dan 120 jaar
Bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten kunnen vrij worden geraadpleegd indien dit gebeurt in het kader van genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, dit ongeacht of het papieren registers betreft dan wel registers die op een andere informatiedrager zijn overgezet.
Bevolkingsregisters jonger dan 120 jaar
Bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar geleden zijn afgesloten zijn niet raadpleegbaar. Wel kunnen er uittreksels uit de registers of getuigschriften (bewijs van afstamming of van woonst) worden aangevraagd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden.
Procedure
De aanvrager dient een verzoekschrift in met de verklaring dat de gegevens enkel gebruikt zullen worden voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, met vermelding van de eventuele publicaties waarvoor deze gegevens zullen worden aangewend. Het Koninklijk besluit van 5 januari 2014 voorziet een rangorde van de personen die hiervoor hun toestemming dienen te verlenen:
- de betrokkene zelf, indien deze nog in leven is en gezond van geest; voor een minderjarige dient deze toestemming te worden gegeven door zijn ouders of zijn voogd.
- Indien de betrokken persoon is overleden of niet meer gezond van geest is (bijvoorbeeld bij dementie), dient de toestemming te worden gegeven door diens echtgenoot of wettelijk samenwonende partner.
- Indien ook deze laatste niet meer in staat zou zijn om zijn/haar wil te uiten, dient deze toestemming te worden gegeven door ten minste één van de afstammelingen in de eerste graad (m.a.w. één van de kinderen).
- Bij gebrek aan afstammelingen in de eerste graad die hun toestemming kunnen verlenen, kan de toestemming gegeven worden door het College van Burgemeester en Schepenen of het vast bureau.